Czy zastanawiali się Państwo kiedykolwiek, co stanie się z dokumentami Państwa firmy, jeśli chmura Microsoftu nagle ulegnie awarii? Choć wielu przedsiębiorców bezgranicznie ufa rozwiązaniom chmurowym, to jednak warto wiedzieć, że standardowa ochrona oferowana przez dostawcę może po prostu nie wystarczyć. Właściwe zabezpieczenie danych SharePoint jest niezwykle istotne, żeby zapewnić bezpieczeństwo dla kluczowych informacji biznesowych.
Faktem jest, że coraz więcej małych i średnich firm z Warszawy i okolic przenosi swoje zasoby do sieci, ponieważ chcą one ułatwić codzienną pracę swoim pracownikom. To dobre i polecane przez nas rozwiązanie. Trzeba jednak wiedzieć, że Microsoft jasno określa w swoich regulaminach podział odpowiedzialności za bezpieczeństwo plików. Otóż to właśnie na Państwu spoczywa obowiązek zabezpieczenia danych w Sharepoint. Dostawca gwarantuje bowiem sprawność samej infrastruktury. Natomiast nie zapewnia pełnego odzyskania danych po ich utracie.
Jako doświadczona firma informatyczna wiemy doskonale, jak ważne są bezpieczne usługi IT. Dlatego też chcielibyśmy pokrótce opowiedzieć jak bezpłatnie i skutecznie wdrożyć zabezpieczenie danych w SharePoint. Dodatkowo przedstawimy, jakie zalety ma lokalny backup z Synology.
Ograniczenia czasu przechowywania w SharePoint, czyli ukryte pułapki retencji
Czy wiedzą Państwo, że dokumenty usunięte z SharePoint Online nie są przechowywane w chmurze w nieskończoność? To niewątpliwie jedna z najbardziej nieoczywistych spraw w biznesie, która niestety może doprowadzić do nieodwracalnej utraty cennych informacji.
Jak działa kosz w SharePoint Online
Ogólnie rzecz biorąc, SharePoint oferuje dwupoziomowy kosz o bardzo restrykcyjnych zasadach działania:
- Pierwszy poziom kosza, do którego trafiają pliki skasowane bezpośrednio przez użytkowników (w koszu zostają tylko przez 93 dni.)
- Drugi poziom kosza, z którego administratorzy mogą jeszcze odzyskać dane, pod warunkiem że nie minęło łącznie 93 dni od momentu pierwszego usunięcia.
- Ostateczne i nieodwracalne usunięcie dokumentów, co oznacza, że po upływie tego okresu żadne standardowe narzędzia chmurowe nie pomogą Państwu odzyskać cennych danych.
Zagrożenie przeoczeniem usunięcia dokumentów
Kiedy pracują Państwo w dynamicznym środowisku, bardzo łatwo przeoczyć fakt, że jakiś ważny plik został skasowany. Na przykład pracownik może usunąć dokument przed pójściem na urlop, a Państwo zauważą jego brak dopiero po kilku miesiącach. Zazwyczaj dzieje się tak, gdy nadejdzie czas kontroli skarbowej. Wtedy oczywiście będzie już za późno na jakąkolwiek reakcję. Ale jeśli posiadają Państwo lokalne urządzenie Synology z systemem Active Backup, wówczas wszystkie dane są kopiowane na bieżąco. Dzięki temu zyskują Państwo pełne bezpieczeństwo i niezależność od narzuconych limitów czasowych. Profesjonalna opieka IT polega przede wszystkim na zapobieganiu problemom, zanim one w ogóle nastąpią.
Ochrona przed atakami ransomware, czyli dlaczego lokalna kopia chroni Państwa biznes
Kolejnym niezwykle poważnym zagrożeniem dla każdej firmy są współczesne ataki ransomware. Czy potrafią Państwo wyobrazić sobie sytuację, gdy rano przychodzą Państwo do biura i okazuje się, że wszystkie pliki w chmurze zostały zaszyfrowane przez hakerów?
Jak wirusy szyfrujące niszczą dane w chmurze
Choć może brzmieć to jak scenariusz z filmu science fiction, to jednak w rzeczywistości małe przedsiębiorstwa padają ofiarą takich cyberataków bardzo często. Proces infekcji przebiega zazwyczaj w następujący sposób:
- Ransomware najpierw szyfruje pliki na lokalnym komputerze jednego z pracowników.
- Zainfekowane dokumenty są następnie automatycznie synchronizowane z chmurą SharePoint.
- W rezultacie w ciągu zaledwie kilku minut całe środowisko pracy zespołu zostaje całkowicie zablokowane.
Przewaga fizycznie wydzielonego backupu lokalnego
Chociaż dostawca chmury oferuje pewne funkcje przywracania wersji, to jednak w przypadku zaawansowanego ataku hakerskiego mogą one okazać się całkowicie niewystarczające. Z tego powodu rzetelne firmy informatyczne zawsze zalecają posiadanie niezależnej kopii zapasowej. Urządzenie Synology, dzięki któremu tworzą Państwo backup lokalny, działa w sposób izolowany. Oznacza to, że nawet jeśli środowisko chmurowe zostanie całkowicie zablokowane, Państwa lokalna kopia na dyskach pozostanie bezpieczna. W rezultacie mogą Państwo szybko i bezkosztowo przywrócić sprawność operacyjną firmy.
Złota zasada 3-2-1, czyli standard bezpieczeństwa, którego potrzebuje Państwa firma
Bez wątpienia podstawą bezpieczeństwa danych w każdym nowoczesnym przedsiębiorstwie jest tak zwana złota zasada 3-2-1. Czy słyszeli Państwo o tym standardzie?
Co dokładnie oznacza ta reguła w praktyce
Mówiąc najprościej, definiuje ona minimalne wymagania dla skutecznej ochrony informacji biznesowych:
- Po pierwsze, należy posiadać trzy kopie danych, czyli oryginalne pliki w chmurze oraz dwa dodatkowe backupy w różnych miejscach.
- Po drugie, kopie powinny być zapisane na dwóch różnych typach nośników, co w tym przypadku oznacza połączenie chmury z lokalnymi dyskami twardymi.
- Po trzecie, przynajmniej jedna kopia zapasowa musi znajdować się poza główną lokalizacją firmy.
Dlaczego sam SharePoint to za mało na wypadek awarii
Samo korzystanie z SharePointa nie spełnia tych wymogów, ponieważ wszystkie Państwa dane spoczywają w jednym miejscu, czyli w chmurze u jednego dostawcy. Dopiero kiedy wdrożą Państwo lokalny backup na dyskach Synology w swoim biurze, zasada ta zostanie w pełni zrealizowana. Mają Państwo wtedy oryginał w chmurze, kopię zapasową na fizycznym dysku lokalnym oraz możliwość przesyłania danych w kolejne bezpieczne miejsce. Dzięki temu w przypadku jakiejkolwiek awarii sieci lub problemów u dostawcy usług, Państwa biznes nie ucierpi. Nasze codzienne usługi IT bardzo często opierają się na wdrażaniu tego typu standardów jak zabezpieczenie danych w SharePoint, gdyż gwarantuje to spokój ducha każdemu właścicielowi firmy.
Ciągłość działania bez internetu, czyli jak pracować w każdych warunkach
Co więcej, warto pomyśleć o prozaicznym scenariuszen, w którym w Państwa biurze nagle znika połączenie z internetem. Kiedy cała firma opiera się wyłącznie na pracy w chmurze, taka awaria całkowicie paraliżuje działanie całego zespołu.
Konsekwencje braku sieci w nowoczesnym biurze
Pracownicy nie mogą wtedy otworzyć dokumentów handlowych, umów ani żadnych plików projektowych. Niemniej jednak posiadając lokalny backup Synology, problem ten przestaje być tak bardzo dotkliwy, ponieważ zyskują Państwo:
- Stały dostęp do wszystkich dokumentów firmy bezpośrednio z lokalnego dysku sieciowego w biurze.
- Możliwość bezproblemowego edytowania i zapisywania nowych plików bez aktywnego połączenia z chmurą.
- Brak jakichkolwiek opóźnień w obsłudze Państwa bieżących klientów.
Automatyczna synchronizacja danych po powrocie łączności
Następnie, kiedy tylko połączenie z internetem zostanie przywrócone, inteligentny system automatycznie zsynchronizuje wszystkie wprowadzone przez Państwa pracowników zmiany z chmurą. Jak widać, stała opieka informatyczna pozwala skutecznie zabezpieczyć firmę przed niespodziewanymi przestojami oraz kosztownymi stratami wizerunkowymi.
Model współdzielonej odpowiedzialności, czyli ważna kwestia prawna
Prawdę mówiąc, kluczem do pełnego zrozumienia potrzeby wykonywania backupu i zabezpieczenia danych w SharePoint jest wspomniany wcześniej model współdzielonej odpowiedzialności.
Podział obowiązków między Microsoftem a Państwa firmą
Wiele osób błędnie sądzi, że skoro regularnie płaci za subskrypcję chmurową, to dostawca odpowiada za absolutnie wszystko. Jednakże podział obowiązków jest bardzo klarowny:
- Dostawca chmury odpowiada wyłącznie za sprawność fizycznej infrastruktury, bezpieczeństwo swoich centrów danych oraz ciągłość działania samej usługi.
- Państwa firma ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo samych danych, zarządzanie uprawnieniami pracowników oraz tworzenie niezależnych kopii zapasowych.
Bezpieczeństwo danych a zgodność z przepisami RODO
Jeśli dane zostaną skasowane przez pracownika albo zaszyfrowane przez wirusa, dostawca nie bierze za to odpowiedzialności. Dlatego właśnie każda profesjonalna firma informatyczna zawsze doradza swoim klientom wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń lokalnych. Dzięki temu zyskują Państwo pełną kontrolę nad swoimi informacjami biznesowymi. Bez trudu spełniają Państwo rygorystyczne wymogi prawne, takie jak chociażby przepisy RODO.
Oszczędności finansowe i brak dodatkowych opłat licencyjnych
Dodatkowo warto zwrócić szczególną uwagę na bardzo atrakcyjne aspekty finansowe tego rozwiązania.
Jednorazowy zakup sprzętu zamiast drogiego abonamentu
Większość komercyjnych programów do backupu w chmurze wymaga opłacania comiesięcznych, wysokich licencji za każdego użytkownika. Przy zespole liczącym od kilku do kilkudziesięciu pracowników generuje to ogromne koszty w skali roku. Natomiast w przypadku wdrożenia urządzenia Synology i darmowego oprogramowania Active Backup, nie ponoszą Państwo żadnych dodatkowych opłat subskrypcyjnych.
Skalowanie ochrony bez dodatkowych kosztów
Model ten niesie ze sobą konkretne korzyści finansowe:
- Płacą Państwo tylko raz za samo urządzenie oraz dyski twarde, bez żadnych opłat abonamentowych w przyszłości.
- Zyskują Państwo możliwość tworzenia kopii zapasowych dla nieograniczonej liczby użytkowników SharePoint Online.
- Mogą Państwo swobodnie rozszerzać backup również na skrzynki pocztowe Exchange oraz dyski OneDrive bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Zatem niezależnie od tego, czy Państwa zespół liczy obecnie 5 czy 50 osób, koszty ochrony danych pozostają na tym samym, niezwykle niskim poziomie. W perspektywie kilku lat pozwala to na wygenerowanie bardzo dużych oszczędności w budżecie przeznaczonym na usługi IT.
Optymalne wykorzystanie przestrzeni dzięki deduplikacji i kompresji
Oczywiście mogą Państwo obawiać się, że przechowywanie tak ogromnej ilości danych firmowych na lokalnym urządzeniu będzie wymagało zakupu bardzo drogich dysków o wielkiej pojemności.
Na czym polega deduplikacja na poziomie bloków
System Synology wykorzystuje zaawansowaną technologię deduplikacji oraz kompresji danych na poziomie bloków. Oznacza to mianowicie, że identyczne części informacji są zapisywane na dyskach tylko jeden raz.
Jak inteligentna kompresja obniża koszty zakupu dysków
Dzięki tym zaawansowanym algorytmom zyskują Państwo:
- Nawet do kilkudziesięciu procent mniejsze zużycie przestrzeni dyskowej na urządzeniu lokalnym.
- Szybsze wykonywanie kopii zapasowych, ponieważ przez sieć przesyłane są tylko unikalne, nowe pliki.
- Zdecydowanie mniejsze wydatki na zakup dodatkowych dysków twardych w przyszłości.
Jeśli zatem w Państwa firmie krąży wiele podobnych dokumentów, umów, szablonów czy prezentacji, to system automatycznie usunie te powtarzające się elementy. W rezultacie bezpośrednio przekłada się to na mniejsze wydatki na infrastrukturę sprzętową.
Elastyczne odzyskiwanie danych i portal samoobsługowy dla pracowników
Na koniec warto wspomnieć o niezwykłej wygodzie, jaką daje elastyczne odzyskiwanie danych.
Błyskawiczne przywracanie pojedynczych plików i folderów
Kiedy utracą Państwo jakiś ważny dokument, nie muszą Państwo odtwarzać od razu całej bazy danych z backupu. System pozwala bowiem na bardzo precyzyjne odzyskanie pojedynczego pliku lub konkretnego folderu z wybranego dnia i godziny.
Portal Self-Service jako ułatwienie dla zespołu i oszczędność czasu
Co więcej, Synology udostępnia specjalny portal samoobsługowy dla pracowników, który oferuje:
- Bezpieczny i niezwykle intuicyjny dostęp do historycznych wersji plików z poziomu przeglądarki internetowej.
- Możliwość samodzielnego przywrócenia skasowanego dokumentu bez czekania na pomoc techniczną.
- Znaczną oszczędność czasu dla całej Państwa organizacji.
Odbywa się to bez konieczności angażowania administratora sieci, co z kolei znacząco odciąża wewnętrzne zasoby firmy. W rezultacie oszczędzają Państwo czas, a codzienna praca staje się znacznie płynniejsza.
Podsumowanie, czyli czas na bezpieczną przyszłość Państwa firmy
Podsumowując, chmura online to bez wątpienia świetne narzędzie do codziennej pracy zespołowej, ale wymaga ona dodatkowego i niezależnego zabezpieczenia danych w SharePoint. Profesjonalna opieka IT polega na przewidywaniu potencjalnych zagrożeń, zanim negatywnie wpłyną one na stabilność Państwa biznesu. Jeśli chcą Państwo upewnić się, że dane Państwa firmy są w pełni bezpieczne i właściwie chronione przed utratą, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem. Jako doświadczona firma informatyczna z Warszawy chętnie przeanalizujemy Państwa potrzeby. Dodatkowo dobierzemy odpowiednie urządzenia Synology oraz skonfigurujemy bezpieczny system backupu.
Zapraszamy Państwa do skorzystania z bezpłatnej konsultacji już dziś, aby zabezpieczyć przyszłość swojego przedsiębiorstwa.
Można się z nami umówić poprzez:
– email: biuro@itkom.pl
– telefon: 506 077 089 ( Jarek Klekot)
– formularz na stronie
Więcej artykułów na temat bezpieczeństwa damych można znaleźć na naszym blogu.