Mówimy jak wygląda wdrożenie KSeF w małych i średnich firmach w praktyce
Dostajemy od Państwa wiele pytań, których głównym tematem jest wdrożenie KSeF. Postanowiliśmy, że zbierzemy je w jednym miejscu i udzielimy odpowiedzi na podstawie naszego doświadczenia. Swoją wiedzą na temat wdrożenia KSef w małych i średnich firmach podzielił się Jarek Klekot, własciciel ITKOM. Mamy nadzieję, że dzięki temu proces przejsią na obowiązkowy system e-faktur przestanie być dla Państwa zagadką.
– O jakich kluczowych terminach związanych z wdrożeniem KSeF muszą wiedzieć przedsiębiorcy ?
Od 1 lutego KSeF jest obowiązkowy dla firm, które mają obrotu chyba powyżej 200 milionów, więc większości małych firm nie dotyczy. One dopiero rozpoczną się od 1 kwietnia.
– Jakie przygotowania techniczne powinna poczynić mała firma przed wdrożeniem KSeF?
Na pewno powinna aktualizować oprogramowanie, którym prowadzona jest księgowość, WFmaga, inne programy magazynowe. Szczególnie wtedy, kiedy faktury przychodzące są automatycznie zamieniane na dokumenty magazynowe (dokumenty przyjęcia na magazyn). Żeby oprogramowanie współpracowało, trzeba je zaktualizować do najnowszej wersji.
– Czy firmy posiadające od 5 do 50 stanowisk komputerowych mają jakieś szczególne wyzwania przy wdrożeniu KSeF?
Na razie jeszcze nie, ale to wynika z terminów obowiązkowego wdrożenia KSeF. Małe firmy nie mają jeszcze obowiązku wysyłania faktur do KSeF. Natomiast wyzwaniem może być to, że muszą KSeF zkonfigurować, jeżeli współpracują z dużymi firmami. W takim wypadku część faktur może przychodzić do nich w postaci KSeF-u, jeżeli są wystawiane przez duże firmy o dużym obrocie, a część faktur może przychodzić w tradycyjny sposób czyli na maila lub w formie papierowej. Na pewno trzeba te 2 źródła połączyć.
– Jakie zmiany w infrastrukturze IT są niezbędne, aby sprawniej korzystać z KSeF?
Zazwyczaj nie są potrzebne jakieś szczególne zmiany w infrastrukturze. Konieczne może okazać się dokupienie odpowiednich modułów. Na przykład moduł BusinessLink do oprogramowanie Asseco. A potem opłacania abonamentu lub kupowania tokenów potrzebnych do synchronizowania faktur z systemem KSeF.
W niektórych przypadkach, jeżeli firma używa starego nieaktualizowanego oprogramowania, może okazać się, że trzeba je zaktualizować do o wiele wyższej wersji. Może pojawić się też konieczność aktualizacji serwera SQL czy nawet samego serwera jako sprzętu do obsługi oprogramowania o wyższych wymaganiach.
W przypadku niektórych programów nie ma możliwości bezpośredniej konwersji oprogramowania o kilka wersji wzwyż, więc potrzebna jest instalacja wersji pośrednich co wymaga dodatkowego czasu lub zatrudnienia specjalisty.
– Czy obecne programy księgowe są przystosowane do KSeF? Czy konieczne będą ich aktualizacje?
Jeżeli ktoś posiada wykupioną subskrypcję i codziennie na bieżąco aktualizuje swoje oprogramowanie to prawdopodobnie posiada oprogramowanie przystosowane do KSeF. Do niektórych programów poprawki były wypuszczane jeszcze na koniec stycznia, czyli tuż przed samym uruchomieniem KSeF-u. Było też wiele firm, w które posiadały oprogramowanie nieaktualizowane.Powodem mogło byc to,, że nie potrzebowały zgodności z aktualnymi przepisami.Mogły korzystać tylko z programów magazynowych, często w dosyć starych wersjach i to im wystarczało. Teraz konieczna jest aktualizacja do najnowszej wersji.
– Jak wygląda proces integracji systemów księgowych i czy to skomplikowane zadanie?
Nie jest to bardzo skomplikowane. Natomiast jest kilka czynności, które są konieczne. Na pewno trzeba wygenerować certyfikat do połączenia z KSeF-em. Poza tym może zmieniać się troszeczkę sposób obsługi faktur. Faktury, które są pobierane, muszą zostać przejrzane przed zaksięgowaniem.
One trafiają zazwyczaj do jakiegoś bufora. W przypadku papierowych faktur, dokument z błędem od razu trafiał do kosza. Teraz błędna faktura trafia do systemu i dopiero tamktoś podejmuje decyzję, czy ją księgujemy czy nie.
– Jakie są najczęstsze problemy techniczne podczas wdrażania KSeF?
Dużą trudnością było to, że przed samym uruchomieniem na koniec stycznia system testowy przestał działać.
Wszystkie próby i jakieś testowe podłączenia do tej pory były pierwszą wersją systemu czyli KSeF 1.0. Natomiast od 1 lutego otrzymaliśmy wersję KSeF 2.0, której nikt nie miał okazji wcześniej przetestować
Wymagające było też to że do pracy z KSeF potrzebne były certyfikaty, które można było wygenerować dopiero 1 lutego. Tymczasem na początku lutego okazało się że infrastruktura jest niedostępna z powodu problemów z podpisem zaufanym.
Poza tym pracownicy, którzy logowali się do KSeF firmowego poprzez profil zaufany z uwierzytelnianiem przez bank, obawiali się że ich prywatne dane bankowe będą dostępne dla pracodawcy.
– Jak KSeF wpływa na bezpieczeństwo danych finansowych małej firmy?
Zasadniczo nie ma wpływu. Pojawiły się jakieś kontrowersje związane z nieprawdziwą informacją, że faktury wysyłane są na serwery jakiejś firmy poza granicami naszego kraju. Te informacje nie znalazły potwierdzenia. Zaprzeczyły im zarówno Ministerstwo Finansów, jak i osoby, które zajmują się bezpieczeństwem.
Wiele osób obawia się tego, że w tej chwili Urząd Skarbowy będzie miał wgląd we wszystkie transakcje i zakupy firmowe. Ale Urząd Skarbowy już wcześniej miał instrumenty pozwalające na kontrolę i prześwietlenie wszystkich faktur. W związku z tym prawdopodobnie nic nadzwyczajnego i nieprzewidywalnego nie wydarzy się.
– Czy wdrożenie KSeF wymaga dodatkowych zabezpieczeń informatycznych?
Nie wymaga. Cała transmisja pomiędzy oprogramowaniem a serwerami jest szyfrowana. Za bezpieczeństwo odpowiadają instytucje rządowe.
– Jakie rozwiązania w zakresie opieki IT rekomendujesz dla firm korzystających z KSeF?
W tej chwili nie mam żadnych rekomendacji.
– Jak w praktyce wygląda codzienna praca z KSeF? Czy jest bardziej pracochłonna niż dotychczasowe wystawianie faktur?
Trudno powiedzieć, bo mamy dopiero połowę lutego, a KSeF został uruchomiony pierwszego. Wiele firm jeszcze nie ma wdrożonego tego rozwiązania. Dla wielu firm to rozwiązanie jest korzystne. Chwalą je sobie, ponieważ otrzymują fakturę w ustrukturyzowanej formie elektronicznej i nie muszą przepisywać jej do systemu czy do magazynu.
– Co się dzieje w przypadku awarii internetu lub systemów IT firmie? Czy można wtedy wystawiać faktury?
Jeżeli nie działa system, który normalnie służył do wystawiania papierowych faktur, to nie można wystawiać dokumentów elektronicznych. Natomiast w przypadku awarii internetu, nie jestem tego pewien, ale prawdopodobnie istnieje wymaganie, żeby wysyłac faktury do KSeF-u nie później niż 24 albo 48 godzin po wystawieniu. Jeżeli nie ma internetu, to w tym czasie faktury wystawiane są offline i potem można je wysłać po odzyskaniu połączenia z internetem.
– Jak wygląda proces szkolenia pracowników do pracy z KSeF? Ile czasu zajmuje pełne wdrożenie?
W małych firmach jeszcze ciągle wszyscy się uczymy. Raczej nie ma zorganizowanych specjalnych szkoleń.
Po prostu na bieżąco wszystko odkrywamy i uczymy się.
– Ile czasu zajmuje pełne wdrożenie KSeF?
Trudno powiedzieć, bo do tej pory chyba nie ma jeszcze nikogo, kto przeprowadziłby pełne wdrożenie.
– Czy KSeF wymusza jakieś zmiany w organizacji pracy zdalnej?
Może tylko ułatwiać pracę zdalną, ponieważ faktury spływają w formie elektronicznej i nikt nie musi kto będzie ich odbierać fizycznie i wpisywać do systemu
– Jakie korzyści płyną z wdrożenia KSeF poza spełnieniem obowiązku prawnego?
Jak już wcześniej mówiłem dla wielu firm korzystna jest możliwość zaimportowania faktur.
Na przykład, jeżeli otrzymujemy jakąś długą pozycję, jakąś dużą fakturę z dostawą, to nie trzeba jej wpisywać „ręcznie”. Od razu może zostać zaimportowana do systemu magazynowego.
Tak to działa w przypadku przyjmowania faktur (na przykład robienia zakupów). A jak jest z wystawianiem dokumentów? Wystawianie faktur to wysyłanie się faktur do KSeF-u. Nie ma tego obowiązku, żeby na bieżąco dostarczać faktury klientom w formie fizycznej (papierowej).
– Czy wdrożenie KSeF jest dobrą okazją do szerszej optymalizacji procesów w firmie?
Na pewno, bo wdrożenie KSeF wymaga zrobienia porządków w systemach IT.
Jeżeli importujemy faktury od dostawców, a nie mamy prawidłowo powpisywanych numerów katalogowych, numerów produktów, to może się okazać, że zamiast uproszczenia pracy dołożymy sobie obowiązków.
– Jakie automatyzacje procesów można wprowadzić przy okazji wdrażania jak KSeF?
Dobrym przykładem będzie automatyzacja procesu wysyłania czy dystrybucji faktur lub automatyzacja procesu wprowadzania faktur do systemu.
– Czy wdrożenie KSeF ułatwi pracę w księgowości i kontakt z urzędem skarbowym?
Życie pokaże.
– Jakie najczęstsze problemy zgłaszają użytkownicy po wdrożeniu KSeF?
Największym problemem do tej pory było to, że w pierwszych dniach działania systemu był problem z zalogowaniem się do niego przez profil zaufany. Przez pierwszych kilka dni nie można było uzyskać dostępu do KSeF-u lub dostęp był bardzo utrudniony. Poza tym nie wszystkie programy są w pełni dostosowane do KSeF i ciągle wychodzą nowe poprawki, które usprawniają proces
– Jak szybko firma informatyczna jest w stanie reagować na problemy związane z KSeF-em?
Naszych stałych klientów traktujemy je w sposób priorytetowy i jeżeli tylko pojawiają się jakieś pytania lub problemy, to staramy się je rozwiązywać w pierwszej kolejności.
– Czy małe firmy powinny korzystać z zewnętrznej opieki informatycznej przez wdrażaniu i obsłudze KSeF?
Tak jak z każdym systemem informatycznym, można sobie poradzić samemu. Ale trzeba też zadać sobie pytanie, czy warto poświęcać na to czas, który może być wykorzystany na rozwój biznesu? Zarządzanie systemami informatycznymi warto pozostawić specjalistom.
– Jak i usługi w zakresie KSeF oferuje firma ITKOM? Czym wyróżnia się państwa podejście?
Oferujemy pomoc przy wdrażaniu, instalowaniu aktualizacji i konfiguracji programów księgowych i magazynowych. A czym się wyróżniamy?
Mamy wieloletnie doświadczenie w pracy z MŚP. Naszymi klientami są głównie firmy małe i średnie, posiadające od 5 do 50 komputerów. One mają swoją specyfikę, którą znamy od podszewki.
– Jak KSeF wpłynie na przyszłość procesów księgowych w małych firmach?
Myślę, że w przyszłości uprości prowadzenie księgowości w firmach i po początkowym okresie zamieszania,
kiedy już w pełni dostosujemy oprogramowanie i nauczymy się z niego korzystać, znacznie nam ułatwi pracę.
– Czy przewiduje pan kolejne zmiany w systemach IT, które będą wymuszone przez administrację publiczną?
Na razie nie mówi się o tym. Pewnie do końca roku będziemy się dostosowywali do tego, co już w tej chwili zostało zaplanowane.
– Jakie kompetencje IT warto rozwijać w małej firmie w związku z cyfryzacją procesów księgowych?
Na pewno kompetencje związane z automatyzacją procesów ( na przykład w postaci raportowania).
– Czy wdrożenie KSeF w to jednorazowy proces? Czy raczej początek dłuższej transformacji cyfrowej?
Wdrożenie KSeF to jednorazowa zmiana. Ale prawdopodobnie jest to początek kolejnych zmian, które strona rządowa wprowadzi w przyszłości, żeby uszczelniać proces wystawiania, odbierania i rozliczania faktur.
Na pytania zebrane od Państwa odpowiedział Jarek Klekot, właściciel firmy informatycznej ITKOM
Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ( tel: 506 077 089 – Jarek Klekot, mail: biuro@itkom.pl lub formularz na stronie ), aby omówić indywidualne potrzeby Państwa firmy i zaplanować bezpieczne przejście na system faktur elektronicznych 2026.
Profesjonalna opieka IT na każdym etapie wdrożenia pozwoli uniknąć typowych problemów i w pełni wykorzystać potencjał nowego systemu.
