Temat bezpiecznego udostępniania dokumentacji firmowej pojawił się ostatnio w rozmowie z jednym z moich klientów. Zapytał, jak można bezpiecznie przesłać obszerne pliki do kontrahenta? To pytanie często pada z ust przedsiębiorców. Często używane narzędzia takie jak WeTransfer mogą być niewystarczające – pod względem pojemności i bezpieczeństwa.
W tym artykule wyjaśnię najlepsze praktyki dotyczące bezpiecznego przekazywania dokumentacji elektronicznej, a szczególnie danych poufnych.
Przyjrzyjmy się, jakie rozwiązania można zastosować, aby zapewnić bezpieczne i wygodne udostępnianie plików.
Popularne narzędzia do udostępniania plików – czy są bezpieczne?
Narzędzia takie jak WeTransfer czy serwisy online do konwertowania plików są powszechnie stosowane w wielu firmach. Ich główną zaletą jest łatwość użycia – wystarczy przeciągnąć plik, podać adres e-mail odbiorcy i gotowe. Jednak czy są to rozwiązania w pełni bezpieczne?
W teorii pliki przesyłane przez te serwisy znikają po ich pobraniu przez odbiorcę, ale nie mamy pełnej kontroli nad tym, co dzieje się z danymi w czasie, gdy są one przechowywane na serwerach. Nie ma gwarancji, że pliki są natychmiast kasowane, a niektóre serwisy mogą trzymać je dłużej niż deklarują. To sprawia, że korzystanie z takich narzędzi do przesyłania dokumentów firmowych, szczególnie poufnych, niesie ze sobą ryzyko.
Warto również wspomnieć o serwisach online do konwersji dokumentów, np. z PDF do Worda. Chociaż mogą one wydawać się wygodne, nigdy nie mamy pewności, gdzie te pliki trafiają i kto może mieć do nich dostęp. Dlatego stanowczo odradzamy korzystanie z tych narzędzi w kontekście przesyłania dokumentów zawierających poufne dane firmowe. Natomiast można je rozważyć do transferu danych dostępnych publicznie.
Bezpieczne udostępnianie plików z Microsoft 365
Jeśli Państwa firma korzysta z Microsoft 365, mają Państwo dostęp do zaawansowanych i bezpiecznych narzędzi do udostępniania plików, takich jak OneDrive i SharePoint. To rozwiązanie nie tylko zapewnia pełną kontrolę nad tym, kto może otworzyć, edytować lub pobrać dany dokument, ale także pozwala na zarządzanie dostępem do plików w czasie rzeczywistym.
Przykład: Jeden z naszych klientów potrzebował udostępnić dużą dokumentację swojemu klientowi. Pliki były zbyt obszerne, aby przesłać je za pomocą WeTransfer. Bezpieczeństwo danych było dla klienta kluczowe. Ponieważ dokumenty były już przechowywane w chmurze Microsoft 365, wystarczyło skorzystać z funkcji udostępniania folderu. W ramach tego rozwiązania klient mógł:
- Udostępnić folder zawierający dokumenty, wybierając opcję „tylko do odczytu”, co zabezpieczało pliki przed niechcianymi zmianami.
- Zapewnić ciągłą aktualizację plików – każda zmiana w dokumentacji była natychmiast widoczna dla odbiorcy, co wyeliminowało konieczność ponownego przesyłania danych.
- Wycofać dostęp w każdej chwili – w razie potrzeby jednym kliknięciem możliwe było cofnięcie dostępu do plików. To coś, czego nie można zrobić, korzystając z tradycyjnych metod przesyłania dokumentów.
Dzięki tym funkcjom Microsoft 365 nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia pełną kontrolę nad procesem udostępniania danych.
Dlaczego bezpieczeństwo powinno być priorytetem
Bezpieczeństwo danych to kwestia, której nie można bagatelizować, zwłaszcza w dobie rosnącej liczby cyberataków. Kiedy udostępniają Państwo pliki przez niesprawdzone narzędzia, istnieje ryzyko, że dane trafią w niepowołane ręce. Korzystając z rozwiązań chmurowych takich jak Microsoft 365, ryzyko wycieku danych jest zminimalizowane. Dodatkowym zyskiem jest pełna kontrola nad tym, kto ma dostęp do dokumentów i na jak długo.
Udostępnianie plików w chmurze daje firmom:
- Pełną kontrolę nad dostępem – możliwość ustawienia indywidualnych uprawnień.
- Bezpieczeństwo – dane są szyfrowane, a dostęp można monitorować.
- Łatwość zarządzania – możliwość aktualizacji dokumentów bez konieczności przesyłania ich ponownie.
Zalety rozwiązań chmurowych
Korzystanie z rozwiązań chmurowych to nie tylko większe bezpieczeństwo, ale także wygoda dla Państwa firmy i klientów. Dokumenty mogą być udostępniane szybko, bez ograniczeń rozmiaru, a odbiorca ma zawsze dostęp do najbardziej aktualnej wersji plików. Ponadto, gdy zajdzie taka potrzeba, łatwo można wycofać dostęp do dokumentów.
Dzięki takim rozwiązaniom, jak Microsoft 365, każda firma może działać sprawniej, a komunikacja z klientami staje się prostsza i bardziej profesjonalna. Warto rozważyć przejście na nowoczesne narzędzia, które nie tylko usprawnią pracę, ale także zapewnią spokój w kwestii bezpieczeństwa danych.
Podsumowanie
Udostępnianie dokumentacji firmowej klientom wymaga przemyślanego podejścia, szczególnie w kontekście bezpieczeństwa. Tradycyjne metody przesyłania plików, takie jak e-mail czy WeTransfer, nie są wystarczająco bezpieczne, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z poufnymi informacjami. Dlatego warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania chmurowe, takie jak Microsoft 365, które nie tylko zapewniają bezpieczeństwo, ale także ułatwiają zarządzanie dokumentami.
Jeśli zależy Państwu na dobrze zorganizowanym i bezpiecznym systemie IT w firmie, zapraszamy do kontaktu. Nasza firma oferuje kompleksowe rozwiązania IT dostosowane do potrzeb klientów – od zarządzania dokumentami po zaawansowane zabezpieczenia danych. Pomożemy zoptymalizować systemy IT i zapewnić pełną ochronę danych w Państwa firmie.
