Microsoft Office 365, a kwestie licencyjne

Problematyka związana z licencjami na legalne użytkowanie oprogramowania to temat-rzeka. Czy jeden pakiet programów biurowych można zainstalować na kilku urządzeniach? Czy może być on wykorzystywany jednocześnie przez kilku pracowników firmy? W niniejszym wpisie chcielibyśmy pokrótce wyjaśnić najważniejsze kwestie związane z licencjonowanym wykorzystaniem usługi Office 365.

Pakiety programów biurowych Microsoft Office użytkowane są w mniejszym lub większym zakresie w prawie każdej firmie i organizacji. Oprócz wersji „klasycznej” na płycie CD lub pobieranej z Internetu i aktywowanej wpisaniem odpowiedniego klucza (np. MS Office 2007, 2010, 2013) coraz większą popularność zyskuje Office 365. Jest to zbiór usług i aplikacji w „chmurze”, dostępnych online z serwerów firmy Microsoft. Wiele planów taryfowych Office 365 obejmuje również opcję instalacji desktopowych (instalowanych na komputerze) wersji pakietu Office 2013, umożliwiających pracę w trybie offline.

Czy jeden pakiet Office 365 można zainstalować na kilku komputerach?

Pakiety Office 365 są licencjonowane na użytkownika, tzn. każdy pracownik firmy korzystający z Office 365 musi mieć kupioną oddzielną licencję, przy czym umożliwia ona korzystanie z aplikacji na 5 różnych urządzeniach (komputer PC lub Mac, tablet, telefon z systemem Windows lub Android). Korzystanie z tego produktu wiąże się z miesięczną lub roczną opłatą w zależności od wybranego planu taryfowego, płatną za każdego licencjonowanego użytkownika.

Ile osób może korzystać z jednej licencji Office 365?

Wykupując subskrypcję usługi Office 365 dla firm, użytkownik nabywa wymaganą liczbę licencji potrzebną w przypadku danej subskrypcji, określając ją na podstawie liczby użytkowników, którzy będą z niej korzystać. Wraz dołączaniem do firmy nowych osób możliwe jest oczywiście dokupienie dodatkowych licencji do danej subskrypcji lub przypisanie nowej osobie licencji odebranej pracownikowi, który już jej nie używa (nie korzysta z oprogramowania).

Przykładowo, firma zatrudniająca 20 pracowników korzystających z oprogramowania Office 365 powinna zakupić licencję dla każdego z nich, czyli 20 oddzielnych licencji. Mimo że technicznie możliwe byłoby zakupienie czterech licencji i instalacja każdej z nich na 5 komputerach (co w sumie dałoby 20 stanowisk pracy), to jednak nadal byłyby to tylko 4 indywidualne konta Office 365. Dla 16 pracowników naszej przykładowej firmy wiązałoby się to z ograniczeniami w dostępie do pełnego wachlarza usług (np. skrzynki pocztowej). Rozwiązanie takie jest też oczywiście sprzeczne z postanowieniami umowy licencyjnej i tym samym nielegalne w świetle prawa.

Według Microsoftu licencja Office 365 dotyczy fizycznej osoby (nie podmiotu lub firmy), więc gdy na jednym komputerze pracują dwie różne osoby, to każda z nich powinna mieć własną licencję (na osobnych kontach użytkowników).