Gdy zależy Ci na poufności…

 Przepływ informacji w formie papierowej wymaga bardzo często zachowania maksymalnej poufności danych.

Nikt przecież nie chce, żeby wydruki płac, kody rabatowe czy też numery PIN dostały się ręce osób nieupoważnionych. Jest to wyjątkowo problemowe w sytuacjach, gdy nie ma możliwości przekazania dokumentacji osobiście, gdyż tajne informacje mogą przechodzić przez ręce wielu osób, co powoduje wzrost szans na wyciek. Istnieje jednak rozwiązanie, które daje nam gwarancję, że wyłącznie adresat odczyta wiadomość, a jakiekolwiek próby nieuprawnionego odczytu będą przez odbiorcę natychmiast zauważone.

Zapewniają to tzw. Koperty utajnione. Składają się one z dwóch elementów- części utajonej i jawnej. Część jawna jest przeznaczona np. dla kadr do przechowywania w aktach, natomiast utajona jest dla osoby, której informacje chcemy przekazać. Jest to złożona kartka papieru z perforacjami bo bokach, służącymi do zaklejenia, przez co jedyna możliwość otworzenia takiej przesyłki to oderwanie perforacji. Kolejnym charakterystycznym elementem jest maskownica, czyli wzór uniemożliwiający odczytania wydrukowanej wewnątrz zawartości.

Istnieje kilka typów utajonych kopert oraz papieru. Pierwszym, o którym warto wspomnieć jest papier MSF (Manual Seal Forms), który sprawdzi się w małych firmach i gdy zapotrzebowanie na tego typu rozwiązania jest okazyjne, ponieważ cechą charakterystyczną MSF jest, jak wskazuje nazwa, przeznaczenie do ręcznego zaklejania.

poufne1

Dla firm regularnie korzystających z tego, co oferują druki utajnione znacznie lepszym rozwiązaniem są druki bezkopertowe. Pozwala to zaoszczędzić na kopertach i znacznie zwiększyć dzienną liczbę wydawanych przesyłek.

 

poufne2Druki bezkopertowe są możliwe do wydrukowania na drukarkach igłowych, jak i laserowych. Składaniem dokumentu do formy listu, jak i zaklejaniem zajmuje się w całości urządzenie zwane zaklejarką ciśnieniową(ang. Pressure sealer). Najczęściej takie urządzenia oferują kilka metod złożenia dokumentu. Przeważnie jest to złożenie papieru Z(tradycyjna harmonijka), V(złożenie w pół) oraz C(brzegi kartki składane są do środka). Tak więc każdy może dobrać najlepszą w swojej ocenie metodę zapewniającą największe bezpieczeństwo.

Klejenie w nich natomiast odbywa się za pomocą specjalnego kleju nałożonego na perforacje. Aktywuje się on pod wpływem wywierania wysokiego ciśnienia przez zaklejarkę. Całość odbywa się bardzo szybko, od kilkuset do nawet kilku tysięcy przygotowanych kopert na godzinę w najwydajniejszych urządzeniach. Dodatkowo można je często podłączyć bezpośrednio do drukarki. Wówczas to, co drukujemy jest natychmiast pobierane przez zaklejarkę i wydawane nam w gotowej do wysłania formie. Zapewnia to nam też stuprocentową pewność, że absolutnie nikt nie miał możliwości podejrzenia zawartości i że tylko odbiorca ją odczyta. A o to nam przecież chodzi.

 

Napisane przez itkom